Geschrieben von Marco Griep

Welche IT-Tools braucht ein modernes IT-Unternehmen? Du startest gerade dein IT-Business oder suchst nach Inspiration nach neuen IT-Tools für dein Business? Dann bist du in diesem Artikel richtig. In diesem Artikel stelle ich Ihnen meinen praxisbewährten IT-Tool-Stack vor, der sich im täglichen Einsatz bewährt hat. Der Fokus liegt auf Produktivität, Sicherheit, Automatisierung und Transparenz – mit einem starken Anteil an Open-Source-Software um die kosten gering zu halten.

Gerade IT-Unternehmer, IT-Dienstleister und Agenturen stehen oft vor der Herausforderung, Prozesse sicher zu implementieren und zu standardisieren. Somit wird oft als Workaround zu Allzweckwerkzeug Excel geriffen, obwohl es für das Team bessere und vorallem oft kostenlose Software gibt.

Warum ein klarer IT-Tool-Stack für Unternehmer entscheidend ist

Ein strukturierter Software-Stack für IT-Unternehmen sorgt dafür, dass:

• Projekte planbar bleiben
• Zeiten und Budgets transparent sind
• Sicherheitsrisiken minimiert werden
• Alle Mitglieder Tools an die Handbekommen die sich für einen Einsatzweck z.B. zentrale Ablage von Kontakten bewährt haben.
• Automatisierung sinnvoll eingesetzt wird überhaupt erst ermöglicht wird.

Gerade für IT-Dienstleister, MSPs und Agenturen ist ein konsistenter Tool-Stack ein messbarer Wettbewerbsvorteil.

Tabellarische Übersicht meiner wichtigsten Tools

90% der hier genannten Software läuft bei mir sehr zuverlässig in der Hetzner Cloud. Über folgenden Link erhalten Sie 20 € Startguthaben und ich eine Provision von 10 €.

Erläuterung der Tools

Zeiterfassung & Projektcontrolling

1. Kimai – Zeiterfassung und Kundenbudgets für IT-Unternehmen

Kimai ist ein zentrales Werkzeug für die Zeiterfassung bei IT-Dienstleistern. Ich nutze die Software um Projektzeiten und Supportaufwände Kunden und Kundenprojekte aufzuschreiben. Es ist die moderne Version von einem Zeitenreport auf dem meine monatlichen Dienstleistungen abgerechnet wird. Kimai kann auch direkt die Rechnung erstellen, ich übertrage die Zeiten jedoch lieber in SevDesk und hänge den Zeitenreport an.

Meine Einsatzbereiche:

• Projekt- und kundenbezogene Zeiterfassung
• Budgetüberwachung (sowohl Zeitbudget wie auch Geld Budget möglich)
• Abrechnungsgrundlage
• Wirtschaftlichkeitsanalysen

Warum Kimai?

• Open Source & Self-Hosted
• Kunden-, Projekt- und Aktivitätsstruktur
• Stundensätze & Budgetlimits
• Auswertungen und Reports

Kimai schafft Transparenz und bildet die Grundlage für profitables Projektgeschäft. Wer also im Dienstleistungsbereich unterwegs ist und nach Zeit abrechnet, findet mit Kimai eine gute Open Source Software.

Zusammenarbeit & Kommunikation

2. Nextcloud – Zentrale Kollaborationsplattform für Unternehmen

Nextcloud ersetzt häufig mehrere SaaS-Dienste auf einmal und sorgt für digitale Souveränität. Es ist für mich täglich die erste anlaufstelle. Mit Nextcloud Hub integrationen lassen sich z.B. direkt das Zammad Ticketsystem integrieren (dazu später mehr) und im Dashboard nach dem Login sehe ich bereits erste Kunden-Incidents. Über Nextcloud Talk hoste ich meine Webkonferenze und über Dateien kann ich wie bei OneDrive oder Google Drive einfach auf meine Files zugreifen. Nextcloud lässt sich einfach über Hetzner Storage Share bestellen und kostet nichtmal 5 € im Monat für 1 TB und unbegrenzter Mitarbeiteranzahl.

Nextcloud bündelt mehrere Funktionen in einer Plattform:

• Dateifreigaben (intern & extern)
• Kontakte & Kalender - lassen sich auch mit DAVx5 mit dem Smartphone synchronisieren
• Nextcloud Talk für Chat, Video-Calls und Screensharing
• Formulare: Für Feedbackformulare, Umfragen etc.

Vorteile für Unternehmen:

• DSGVO-konform durch Self-Hosting
• Zentrale Datenhaltung
• Granulares Rechtemanagement
• Erweiterbar durch Apps

Projektmanagement & Organisation

4. Wekan – Kanban-Projektmanagement für IT-Teams

Wekan ist ein schlankes Kanban-Tool für Projektmanagement. Mit Wekan plane ich meine nächsten Aufgaben (Sprint) und versuche nicht den Überblick zu verlieren.

Typische Anwendungsfälle:

• Kundenprojekte
• Sprint-Planung
• Interne Aufgaben
• Team-Koordination

Ideal für Unternehmen, die übersichtliches Projektmanagement ohne Overhead suchen.

E-Mail- & Dokumentenmanagement

4. OpenArchiver – Revisionssichere E-Mail-Archivierung

OpenArchiver sorgt für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung. In Deutschland ist die Archivierung aller Geschäftstätigen E-Mails archivierungspflichtig. OpenArchiver löst dieses Problem. Hier erfährt Ihr mehr zum Thema Mailarchivierung und die gesetzlichen Anforderungen.

• Zentrale Archivierung unbegrenzt vieler Postfächer
• Volltextsuche und schnelle indexierung
• S3 Storage kompatibel
• Schutz vor Datenverlust
• Nachvollziehbarkeit über Jahre

Ein Muss für Unternehmen mit hoher Kundenkommunikation.

5. Paperless-NGX – Dokumentenmanagement für Unternehmen

In Paperless-NGX lege ich sämtliche Unternehmen und Schriftverkehr ab. Alles was noch in Papier kommt wird eingescannt und abgelegt. Erhaltene Rechnungen lassen sich über Regeln automatisch in Paperless übertragen und verschlagworten. So landet bei mir jede Rechnung in einem Rechnungen Funktionspostfach, n8n prüft über KI Agent ob die Mail valide ist (Scam/Phishing etc.) und wenn ja, wird direkt der Anhang in Paperless NGX abgelegt und dort mit “Steuerlich ungeprüft” versehen. Damit weiß ich welche Rechnungen ich noch steuerlich bearbeiten muss (In SevDesk).

Funktionen:

• Automatischer Dokumentenimport
• OCR-Texterkennung
• Tags & Dokumenttypen
• Volltextsuche

Mittels Paperless-AI kann der funktionsumfang erweitert werden sodass alle Inhalte in ein sogenanntes RAG indexiert werden und Ihr damit Euer Dokumentenmanagementsystem per Chat befragten könnt. Z.b. “Fasse mir alle Steuerzahlungen an das Finanzamt aus dem Jahr 2025 zusammen und stelle mir diese Tabellarisch zusammen.”. Ich nutze Paperless-AI hauptsächlich jedoch für die KI-basierte verschlagwortung meiner Dokumente.

Paperless ist Ideal für Rechnungen, Verträge und Schriftverkehr.

Buchhaltung & Finanzen

6. SevDesk – Buchhaltungssoftware für IT-Unternehmen

SevDesk wird für die laufende Buchhaltung eingesetzt.

• Angebote & Rechnungen
• Belegerkennung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• DATEV-Export

SevDesk hat einen OCR Scanner integriert und erkennt die meisten Rechnungen korrekterweise was die Erfassung von Ausgaben sehr bequem macht. Bei Ausgangsrechnungen bin ich jederzeit auf der Sicheren Seite das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind (Pflichtangaben, E-Rechnung etc.)

Besonders geeignet für kleine und mittlere IT-Unternehmen. Ohne SevDesk wäre ich nicht in der Lage mein Unternehmen zu führen. Klar, Sevdesk ist nicht billig, aber ich spare mir viel Stress mit dem Finanzamt.

Softwareentwicklung & Qualitätssicherung

7. Gitea – Versionsverwaltung und CI/CD für Entwicklerteams

Gitea ist für mich die zentrale Plattform für alles rund um „Code“. Dabei geht es nicht nur um Programmcode, sondern auch um Infrastruktur-Konfiguration. Mit meinem Gitea-Repository kann ich jeden Server innerhalb weniger Minuten wieder einsatzbereit machen. Gitea funktioniert ähnlich wie GitHub, bietet mir aber die volle Kontrolle über meine Daten – und ich muss kein Geld für CI/CD-Pipeline-Minuten bezahlen. Ich habe mich bewusst entschieden, komplett auf Git-Anbieter zu verzichten, da ich Infrastrukturaufgaben wie Server-Deployment und Konfiguration darüber abwickle und nicht möchte, dass ein externer Anbieter Zugriff auf meine privaten SSH-Keys hat. Was mir an Gitea besonders gut gefällt ist das ich ohne Abo meine Projekte in Organisationen packen kann.

Gitea wird bei mir genutzt für:

• Git-Repositories
• CI/CD-Pipelines

Aufgrund der hohen Schutzwürdigkeit der Daten, läuft Gitea bei mir On-Premise.

8. SonarQube – Codequalität und Sicherheit sichtbar machen

SonarQube analysiert für mich in all meinen Projekten:

• Code Smells
• Sicherheitslücken
• Testabdeckung
• Technische Schulden

Quality Gates stellen sicher, dass nur sauberer Code produktiv geht.

Automatisierung & Workflows

9. Kestra – Orchestrierung komplexer Automatisierungsprozesse

Kestra ist ein deklaratives Tool zum automatisieren von Prozessen und Datenanalysen. Im prinzip lässt sich damit alles automatisieren, wenn man sich etwas damit auseinandersetzt. Kestra ähnelt n8n, ist jedoch in punkten Scripting mit Python und Infrastruktur-Automatisierung mit Ansible oder Terraform stärker als n8n. Kestra nutz ich für Reporting, Analyse und automatisierung von komplexen Tasks.

Schauen Sie sich gern meine Blogartikel über Kestra genauer an.

• Kestra - Orchestrierungs-Tool zur Optimierung von Workflows
• Kestra vs. n8n – Vergleich, Einsatzbereiche und Erfahrungen

10. n8n – Automatisierung & AI-Workflows

n8n ist ein super flexibles und leistungsfähiges Automatisierungswerkzeug genau wie Kestra auch. n8n finde ich jedoch stärker was KI funktionen angeht. Somit nutze ich n8n um mir wöchentliche Vorschläge zu potieniellen Blogartikelthemen senden oder auch um eigenende Mails mit KI auf Phishing zu untersuchen. Durch den Drag & Drop Editor kommt man sehr schnell zu Ergebnisse. Mehr zum Thema n8n in meinem Blogartikel: KI-basierte Spam & Phishing Detection mit n8n – Anleitung & Hosting-Tipps

Perfekt für moderne Automatisierung und AI-Workflows.

Sicherheit & Netzwerk

11. OPNsense – Firewall und Netzwerksicherheit

Die OPNsense bildet bei mir zu Hause die Barriere zwischen dem Client und dem Servernetzwerk. Ebenso fungiert Sie als Zertifikatsdienste. Mehr zum Thema Zertifikatsdienste mit OPNSense. Die OPNSense lässt sich super auf kleiner Hardware wie die Protecli Vault* oder auf einer VM betreiben.

12. Twingate – Zero-Trust-VPN für Remote-Teams

Twingate ist der VPN-Tunnel meiner Wahl. Durch das einfache hinzufügen von Connectoren machts mir Twingate extrem einfach einen neuen Standort zu meinem VPN Netz hinzuzufügen. Das Zero-Trust Konzept gefällt mir persönlich sehr gut, auch wenn es etwas Pflegeaufwand bedeutet.

Vorteil von Zero-Trust VPN:

• Zugriff nur auf definierte Ressourcen
• Keine Netzfreigaben
• Sehr gute User Experience

Ideal für moderne, verteilte Teams.

13. Keycloak – Identity Provider & Single Sign-On

Keycloak übernimmt für all meine SaaS Dienste die Rolle das Identity Providers. Jedes Projekt hat einen eigenen Realm und wird somit von anderen Diensten getrennt. Dabei bietet mir Keycloak folgende Features:

• Single Sign-On
• OAuth2 / OpenID Connect
• Rollen & Rechte

Authentisierung / Authorisierung muss ich dank Keycloak in meinen Projekten nicht mehr selbst implementieren.

14. Vaultwarden – Passwortmanager für Unternehmen

Vaultwarden ist der Passwort-Safe meiner Wahl und eine freie implementierung von Bitwarden. Ohne Vaultwarden könnte ich nicht mehr leben. Es befinden sich über 600 Passwörter in meinem Passwortsafe - unmöglich sich das alles noch zu merken. Vaultwarden bietet mir den Konform von Browser Plugins, Passkeys speichern und die Freiheit meine Passwörter noch immer in der eigenen Hand zu haben. Über Organisationen lassen sich Passwörter sicher mit anderen Mitarbeitern teilen.

Ein unverzichtbarer Baustein der IT-Sicherheit.

Assetmanagement

15. Snipe-IT

Snipe-IT ist für mich allein etwas mit kanonen auf Spatzen geschossen, aber ich mag die Software wegen Ihrer Reportingmöglichkeiten. Mit Snipe-IT speichere ich Informationen zu meiner Hardware wie Accesspoints, Notebooks, Monitoren etc. deren Kaufdatum, Standort, Garantie. Ich ziehe hier Snipe-IT einer Excel Tabelle vor. In größeren Umgebungen ist ein IT-Assetmanagement noch wichtiger als bei mir als Einzelperson.

Störungsannahme & Ticketsystem

16. Zammad – Ticketsystem für IT-Support

Zammad ist ein leistungsfähiges Ticketsystem für IT-Unternehmen und Service-Desk-Prozesse.
Es unterstützt die strukturierte Annahme, Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen. Zammad hab ich seit mitte 2025 nicht mehr im Einsatz weil es einfach zu wenig verwendet wurde. Trotzdem finde ich es ein gelungenes Produkt.

Funktionen:

• Ticketverwaltung per E-Mail, Chat oder Webformular
• Rollen- & Rechteverwaltung für Teammitglieder
• SLA-Management und Eskalationsregeln
• Wissensdatenbank für wiederkehrende Probleme

Preis: Open Source / Self-Hosted (kostenlos), Cloud-Lösung verfügbar ab ca. 5 €/Benutzer/Monat

Zammad sorgt dafür, dass Supportfälle transparent und effizient bearbeitet werden und kein Ticket verloren geht.

Monitoring & Systemüberwachung

17. Checkmk – Infrastruktur- und Systemmonitoring

Checkmk ist ein umfassendes Tool für Monitoring von IT-Infrastruktur, Servern und Netzwerken. Mit CheckMK überwache ich all meine Systeme auf Auflastung und eventuelle Netzwerk oder Speicherprobleme. CheckMK bietet mir also hier die Deep-insights in meine Umgebung.

Funktionen:

• Überwachung von Servern, Switches, Firewalls und Services
• Alarmierung bei Ausfällen oder Performance-Problemen
• Historische Auswertungen und Reporting
• Skalierbar für kleine bis große IT-Umgebungen

Preis: Open Source / Self-Hosted (kostenlos), Enterprise Edition kostenpflichtig

Checkmk hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie den Betrieb oder Kunden beeinträchtigen.

18. Uptime Kuma – Einfaches Website- und Service-Monitoring

Uptime Kuma nutze ich für meine Status-Websites auf die auch Kunden zugriff haben. So können Kunden mit einem Klick einsehen ob es Probleme mit einem Dienst.

Hier zum Beispiel die Status Seite zu meinen Micro-SaaS Dienst Wünschli

Funktionen:

• Statusüberwachung (HTTP, TCP, Ping, etc.)
• Benachrichtigungen per E-Mail, Slack oder Telegram
• Dashboards und Statistiken
• Self-Hosted & Open Source

Preis: Open Source / Self-Hosted (kostenlos)

Analytics & Nutzungsstatistiken

19. Umami – DSGVO-konforme Web-Analytics

Umami ist ein leichtgewichtiges, selbstgehostetes Analytics-Tool, das ohne Cookies auskommt. Ich nutze es um die Statistiken zu meinen Websites zu erfassen. (Anzahl der Besucher, Absprungrate und Ursprung des Besuchs)

Funktionen:

• Besucherzahlen, Seitenaufrufe und Referrer
• Device- & Browserstatistiken
• Zielgruppen- und Ereignis-Tracking
• Vollständig DSGVO-konform

Preis: Open Source / Self-Hosted (kostenlos)

Umami ermöglicht Dateneinsichten ohne Tracking- oder Datenschutzbedenken, ideal für Unternehmens-Websites und Kundenportale.

Technische-Dokumentation & Wissensdatenbank

20. Outline

Outline nutze ich sätmliche Technischen und Kundenspezifischen Dokumentationen und Besprechungsnotizen. Beispiel Screenshot der offiziellen Website. Aus Datenschutzgründen kann ich hier keinen eigenen Screenshot verwenden.

Preis: Open Source / Self-Hosted (kostenlos) Mehr Informationen: Outline

Ich hoffe das ich Euch wertvolle Einblicke geben konnte. Ein durchdachter IT-Tool-Stack für Unternehmer spart mir Zeit, reduziert meine Kosten und verbessert die Qualität. Die Kombination aus Open Source, Automatisierung und klaren Prozessen schafft eine stabile Grundlage für nachhaltiges Wachstum.