Ganzheitliche Digitalisierung der Verbandsgemeinde Bellheim
Ganzheitliche Modernisierung einer kommunalen IT-Landschaft mit segmentierter Netzarchitektur, Virtualisierung, Backups, Monitoring, einem zentralen Mitarbeiterportal für Anträge und dynamische Formulare, automatisierten Prozessen sowie Maßnahmen für IT-Sicherheit und Security Awareness.
Problem
Die IT-Landschaft der Verbandsgemeinde Bellheim war historisch gewachsen, teilweise manuell administriert und nur eingeschränkt standardisiert. Unterschiedliche Infrastruktur- und Endgerätesysteme waren nicht ausreichend voneinander abgegrenzt. Zudem fehlten zentrale Sicherheitsmechanismen, strukturiertes Asset-Management, automatisiertes Patchmanagement sowie durchgängig digitalisierte Mitarbeiter-, Collaboration- und Onboarding-Prozesse. Ziel war es, eine sichere, wartbare und zukunftsfähige IT-Gesamtarchitektur mit klaren Zuständigkeiten und kontrollierbarem Regelbetrieb aufzubauen.
Lösung
Ganzheitliche Neustrukturierung der IT-Infrastruktur - von der segmentierten Netzwerk-, Server- und Virtualisierungsplattform über Backup-, Logging-, Security- und Management-Systeme bis zu internen Plattformen für Kommunikation, Lernen und Mitarbeiterprozesse. Ein zentrales Mitarbeiterportal wurde als führendes System für Prozesszustände, das digitale Antragswesen und dynamisch konfigurierbare Formulare etabliert. Über Webhooks ist es mit n8n als Workflow- und Business-Logik-Backend verbunden und stellt zugleich die Inhalte für die Anzeigetafel am Empfang bereit. Ergänzend wurden individuelle Anwendungen, ein Hinweisgeberportal und Maßnahmen zur Security Awareness umgesetzt.
Umsetzung
Die Modernisierung erfolgte in mehreren strategischen Phasen:
• Infrastruktur & Virtualisierung:
- Aufbau einer Virtualisierungsumgebung mit Proxmox VE auf Dell-Server-Hardware
- Strukturierte Trennung von Diensten und Rollen in virtuellen Maschinen
- Einführung von Proxmox Backup Server (PBS) für versionierte, dedizierte Backups
- Definition klarer Backup- und Restore-Strategien
• Netzwerkarchitektur & Separierung:
- Aufbau klar getrennter Netzwerkbereiche für Backup, Logging, Clients, Telefonie, Hypervisor, Storage und Gäste
- Zentrale Kopplung und Absicherung der Netzwerkbereiche über OPNsense
- Kontrollierte Kommunikation zwischen den Segmenten auf Basis definierter Freigaben
- Reduzierung lateraler Bewegungsmöglichkeiten und Begrenzung potenzieller Störungen auf einzelne Bereiche
- Trennung betrieblicher Infrastruktur von nicht vertrauenswürdigen Endgeräten im Gastnetz
• IT-Security & Identity:
- Einführung von Bitwarden zur zentralen Passwortverwaltung
- Aufbau eines strukturierten Rollen- und Rechtekonzepts
- Einführung eines Whistleblower-Portals zur vertraulichen und geschützten Meldung interner Hinweise
- Durchführung eines kontrollierten Phishing-Tests mit GoPhish zur Messung und Stärkung der Security Awareness
- Ableitung konkreter Sensibilisierungsmaßnahmen aus den Ergebnissen der Phishing-Simulation
• Systemmanagement & Lifecycle:
- Einführung von NinjaOne als RMM-Lösung für zentrales Monitoring und automatisiertes Patchmanagement
- Implementierung von Snipe-IT zur revisionssicheren Assetverwaltung
- Standardisierung von Client-Rollouts und Geräte-Lifecycle-Prozessen
• Collaboration & interne Plattformen:
- Integration von Nextcloud als zentrale Datei- und Kollaborationsplattform
- Einführung von Rocket.Chat für interne Echtzeitkommunikation
- Aufbau eines Intranets auf Basis von HumHub zur internen Wissens- und Informationsstruktur
- Einführung von Moodle als intern betriebene Lernmanagementplattform für Schulungen und Weiterbildungsinhalte
• Mitarbeiterportal, Onboarding & Prozessautomatisierung:
- Etablierung des Mitarbeiterportals als führendes System und zentrale Quelle der Wahrheit für den Zustand von Mitarbeiterprozessen
- Abbildung des internen Antragswesens mit zentraler Erfassung und nachvollziehbaren Bearbeitungsständen
- Unterstützung eigener, dynamisch konfigurierbarer Formulare für unterschiedliche Verwaltungs- und Mitarbeiterprozesse
- Nutzung des Portals als Backend und zentrale Datenquelle für die Anzeigetafel am Empfang
- Einführung von n8n als Backend für Business-Logik und ausführbare Workflows
- Anbindung des Portals an n8n über Webhooks zur gezielten Auslösung automatisierter Abläufe
- Klare Trennung zwischen persistentem Prozesszustand im Mitarbeiterportal und der Workflow-Ausführung in n8n
- Implementierung eines strukturierten Onboarding-Prozesses auf Basis von ChiefOnboarding
- Definition standardisierter Abläufe für neue Mitarbeiter inkl. IT-Bereitstellung
- Automatisierung administrativer Standardprozesse mit nachvollziehbaren Übergaben zwischen Portal und Workflows
• Individuelle Plattform- und Toolentwicklung:
- Entwicklung des VGB Printer Tools zur strukturierten Druckerverwaltung
- Entwicklung einer Verwaltungsoberfläche zur Steuerung von Windows-Logon-Prozessen
- Automatisierung wiederkehrender IT-Aufgaben durch maßgeschneiderte Tools
Besonderer Fokus lag auf Wartbarkeit, Sicherheitsarchitektur, klarer Dokumentation und nachhaltigem Regelbetrieb.
Screenshots
Projekt Infos
Kunde
Verbandsgemeinde Bellheim
Status
Produktiv im Einsatz seit 2023 – kontinuierlich betreut und weiterentwickelt
Technologien
Plattformbezug
Relevant für SaaS- und Plattformteams: Architekturentscheidungen, Wartbarkeit, Automatisierung, Betriebsfähigkeit und technische Risiken.
Infrastruktur produktionsreif aufstellen?
Ich unterstütze bei wartbarer Infrastruktur, Netzwerksegmentierung, Backups, Monitoring, Security und nachvollziehbarer Prozessautomatisierung für Plattform- und Betriebsteams.